Archivierung

Im Unternehmen müssen aufbewahrungspflichtige Belege, wie z.B. Papierrechnungen oder eRechnungen, zeitnah, vollständig, richtig, nach­vollziehbar und geordnet, im Ursprungsformat erfasst, gebucht und über die 10-jährige Aufbewahrungsdauer archiviert werden. Dabei müssen sie jederzeit lesbar und „maschinell auswertbar“ vorgehalten werden. Auch für geschäftliche eMails gilt eine Archivierungspflicht. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt die sichere Archivierung: Es sorgt dafür, dass von jedem elektronischen Dokument sofort eine Kopie in die digitale Bauakte wandert und es dann dem internen Bearbeitungsprozess (Prüfung, Buchung, Freigabe, Zahlung) zugeführt wird. Eine weitere Kopie archiviert das DMS automatisch und „unveränderbar“. Wie Sie Ihre Dokumente archivieren und schnell wiederfinden, erfahren Sie hier.